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Gästepass: Informationen zum neuen Online-Antragssystem

Sehr geehrte Damen und Herren,

Aschaffenburger Schulen, die eine Partnergruppe im Rahmen eines offiziellen Austausches zu Besuch haben oder Aschaffenburger Vereine, die Gruppen aus Partnerstädten empfangen, werden von der Stadt Aschaffenburg mit Gästepässen gefördert.


Umstellung zum 1. Februar 2019
Um Ihnen und Ihren Gästen den Weg zu Gästepässen so leicht wie möglich zu machen, haben wir das Antragssystem umgestellt. Ab dem 1. Februar 2019 können Sie die Gästepässe ausschließlich online beantragen. Die Umstellung ist Teil des Digitalisierungsprozesses der Stadt Aschaffenburg und soll Aufwand und Nutzen optimieren.

Das Antragssystem erspart Ihnen Probleme mit unterschiedlichen Formaten und Betriebssystemen und erfordert keine zusätzliche Software auf Ihrem Rechner. Es verhindert Medienbrüche und reduziert den Papierverbrauch. Sie sparen sich unnötige Wege und werden intuitiv durch das Antragsverfahren geführt. Darüber hinaus können Sie Antragsdaten und Anträge zwischenspeichern sowie den Antragsstatus nachverfolgen.

Auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung erleichtern die einheitlichen elektronischen Daten die Antragsbearbeitung. Sie können die Antragsdaten medienbruchfrei übernehmen, müssen keine Daten manuell eingeben und können auf eine elektronische Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung zurückgreifen.


Für welche Einrichtungen können Ihre Gäste den Gästepass nutzen?
Der Gästepass berechtigt, während der Gültigkeit, zu freiem Eintritt in den folgenden Einrichtungen: Frei- und Hallenbad, Eissporthalle, Kunsthalle Jesuitenkirche, Stiftsmuseum, Museum jüdischer Geschichte und Kultur, Naturwissenschaftliches Museum, Schloss Johannisburg, Schloss Schönbusch, Pompejanum und das Ausstellungshaus KunstLANDing. Der Gästepass muss vom Passinhaber bzw. der Passinhaberin unterschrieben werden, sonst ist er nicht gültig.

Mit dem VAB-Stempel ist ein Gästepass auch als Fahrkarte gültig (siehe Abbildung oben). Diese berechtigt zur kostenlosen Benutzung von Bus und Bahn im VAB-Gebiet.


Wo und wie können Sie das Antragssystem nutzen?
Zuerst benötigen Sie einen Benutzernamen, das Passwort und den Zugang zu der Login-Seite für das neue Antragssystem. Dies alles können Sie formlos mit gaestepass@aschaffenburg.de unter Angabe der Adresse Ihrer Organisation und Ihren Kontaktdaten anfordern.

Bitte tun Sie dies frühzeitig, da der eigentliche Antrag spätestens zwei Wochen vor Anreise der Gäste gestellt sein soll.

Wie beantragen Sie nun die Gästepässe?
Unter dem angegebenen Link begleitet Sie unser Antragssystem Schritt für Schritt zum Gästepass. Fehlen notwendige Daten, weist das System Sie darauf hin. Erst wenn alle Daten vorhanden sind, können Sie den Antrag abschicken, damit die Gästepässe ausgestellt werden können.

Welche Angaben werden benötigt?
1. Name der Gastgruppe mit Herkunftsstadt und –land
2. Kontaktdaten eines Ansprechpartners der Gastgruppe
3. Zeitraum des Aufenthaltes
4. Namen und Vornamen der Gäste
5. Geburtsdatum der Gäste
6. Nachname und Adresse der Aschaffenburger Gastfamilie
Sie werden auch gefragt, ob die Gäste den Pass auch als Fahrkarte benötigen.

Können die Gäste ihre Daten selbst eingeben?
Ja. Um die Erfassung der Gäste-Daten zu vereinfachen, können Sie der Gästegruppe einen „Hilfszugang“ zum Antrag gewähren. Der oder die Ansprechpartner/in der Gastgruppe kann damit die Daten seiner Gruppe selbst direkt eingeben und Sie so bei der Erstellung unterstützen. Dazu ist der Antrag zweisprachig in Deutsch und Englisch gehalten.

Wie geht es weiter?
Wenn der Antrag vollständig ist und von Ihnen eingereicht wurde, wird er von den Mitarbeitern der Stadt Aschaffenburg freigegeben. Diesen Status können Sie in dem Antragssystem erkennen. Das bedeutet für Sie, dass Sie wissen, dass die Gästepässe ausgestellt werden.

Wie kommen Sie an die Gästepässe?
Die Aschaffenburger Schulen erhalten sie per Hauspost. Für alle anderen wird die Übergabe individuell vereinbart.
Sie verteilen dann die Pässe an die Gäste und stellen sicher, dass jeder Gästepass gleich unterschrieben wird, damit er gültig ist. Dem Gästepass ist ein Flyer beigelegt, auf dem die Nutzungsmöglichkeit aufgeführt ist.

Für Rückfragen zum Antragssystem stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung:

Stadt Aschaffenburg
Büro des Oberbürgermeisters
Städtepartnerschaften
Dalbergstraße 15
63739 Aschaffenburg
+49 60 21 / 330 17 15
gaestepass@aschaffenburg.de
staedtepartnerschaft@aschaffenburg.de

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit dem neuen Online-Modul!

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