Aschaffenburg Online – Startseite

Selbstverständnis der Stadtverwaltung Aschaffenburg

Was ist ein Selbstverständnis (in unserem Verständnis)?

Das Selbstverständnis ist unser Anspruch an uns selbst, an unsere Arbeit und Zusammenarbeit. Es ist unser gemeinsamer Kompass (und unsere gemeinsamen Werte): es ist die Basis für das Miteinander und unsere Zusammenarbeit.

Inwiefern ist das Selbstverständnis anspruchsvoll?

Auch Impulse aus dem Bereich New Work haben in unserem Anspruch an uns selbst, unsere Arbeit und Zusammenarbeit ihren Platz gefunden. In einer klar strukturierten Aufbauorganisation mit funktionalen Über- und Unterordnungsverhältnissen sind die Ideale offener Dialog auf Augenhöhe, Teamorientierung, Innovationsorientierung oder Fehlerkultur nicht selbstverständlich, sondern anspruchsvoll. Dabei hilft uns, dass unser Selbstverständnis nicht im luftleeren Raum schwebt. Es wird vielmehr von gemeinsam geteilten Werten getragen. Anspruch und Wertebasierung unseres Selbstverständnisses zeigen sich auch darin, dass unser Bürgermeister das Selbstverständnis zur Chefsache gemacht hat. Das zeigt, wie wichtig uns das Selbstverständnis ist.

Wie sind wir vorgegangen?

Mit großer Unterstützung der Verwaltungsspitze und des zuständigen Referenten und Bürgermeisters Eric Leiderer wurde der Prozess inszeniert, wie ein Idealbild guter Zusammenarbeit aus den Reihen der Mitarbeiter aussehen könnte. Es wurde ein Team aus allen Hierarchieebenen der Verwaltung gebildet, das in einem moderierten Workshop die wichtigsten Aspekte und Werte zusammentrug. Ziel war es, das eigene Verhalten und das bisher gelebte Miteinander zu reflektieren und erstmals zu Papier zu bringen, wie die Zusammenarbeit im Idealfall aussehen sollte.

Daraus entstand unser Selbstverständnis

Oberbürgermeister Jürgen Herzing freut sich über das große Interesse der Mitarbeitenden an der Ausarbeitung des Selbstverständnisses. „Letztes wie dieses Jahr fand sich eine Vielzahl an Mitarbeitenden zusammen, die sich neben ihrer täglichen Arbeit Zeit genommen haben, um das Selbstverständnis selbst zu entwickeln. Diesen Beitrag für die Zukunft unseres Miteinanders in der Stadtverwaltung schätze ich sehr und unterstütze die Mitarbeitenden in ihrem Engagement tatkräftig.“

Und was steht da so drin?

Es besteht aus den fünf wertebasierten Kernelementen „Wertschätzung“, „Kommunikation“, „Zusammenarbeit“, „Innovation“ und „Verantwortung“.

Unter anderem haben wir uns folgender Leitsätze verschrieben:

• Wir stehen ein für Vielfalt, Wertschätzung und Gemeinschaft.
• Wir begegnen einander sowie allen Bürgerinnen und Bürgern wohlwollend und diskriminierungsfrei.
• Wir benennen und akzeptieren unsere eigenen Grenzen und die der anderen.
• Wir behandeln andere so, wie wir selbst gerne behandelt werden möchten.
• Wir sehen Veränderung als Bereicherung an.
• Wir erkennen Fehler als wertvolle Lernmöglichkeiten an und fördern eine offene, respektvolle und konstruktive Fehlerkultur.

Und nun?

Das Selbstverständnis wurde anlässlich einer bei der Stadt so noch nicht da gewesenen internen Großveranstaltung im September 2024 vorgestellt. Alle Mitarbeitenden erhielten die Möglichkeit, sich in einzelnen „Murmelgruppen“ ihre eigenen Gedanken und Vorschläge zum Selbstverständnis zu machen. Auf Kärtchen wurden diese an das jeweilige Selbstverständnis gepinnt und später im Intranet der Stadt aufbereitet zur Verfügung gestellt. Aus diesem Schatz schöpft nun ein weiterer Workshop am 21.05.2025.

Dafür werden wir wieder mit einem Anonymität garantierenden Verfahren ein heterogenes Team gewinnen. Wie schon zuvor achtet das Verfahren auf einem bunten Mix im Hinblick auf Geschlecht, Alter, Hierarchieebene, Fachbereichszugehörigkeit, Dauer der Mitgliedschaft bei der Stadt Aschaffenburg.
Der nächste Workshop am 21.05.2025 wird mit dem Ziel durchgeführt, Ideen zu entwickeln und Maßnahmen auszuarbeiten, mit denen das Selbstverständnis in den Gedanken der Mitarbeitenden stärker verankert und die täglichen Arbeit und Zusammenarbeit orientieren und ausrichten kann. Das Selbstverständnis soll ein laufender Prozess werden, der in Teambesprechungen und auf Klausurtagungen immer wieder Gesprächsinhalt ist.
Legen wir los!

Fazit!

Schon der erste Workshop zum Selbstverständnis 2024 hat gezeigt, wie erfolgreich wir mit neuen Arbeitsmethoden zusammenarbeiten können. Fernab von Hierarchien entstand ein erstes, sichtbares Ergebnis. Der strukturelle Wandel unserer Arbeitswelt wurde damit für Führungskräfte und Mitarbeitende greifbarer und sichtbarer. Vor allem die Auswirkungen des Generativen Wandels, der Digitalisierung und neuer Formen der Arbeit und Zusammenarbeit (New Work) wurden in diesem Zusammenhang reflektiert. Insbesondere die Mitarbeitenden äußerten sich begeistert darüber, in die Gestaltung einer zukunftsfähigen und nachhaltigen Stadtverwaltung –  und damit ihrem Arbeitsplatz – aktiv einbezogen worden zu sein. So entstand der Wunsch, sich öfter in diesen Formaten zusammenzufinden, um gemeinsam an der Fortentwicklung der Stadtverwaltung zu arbeiten.
Leben wir Innovation!

Die Stadtverwaltung Aschaffenburg ist in einer umfassenden Transformation!

Wieso verändern wir uns?

Digitalisierung
Die Anforderungen und Erwartungen einer sich zunehmend digitalisierenden Verwaltung steigen. Ob es sich um ein zunehmendes Angebot an Online-Diensten  oder die bahnbrechenden Entwicklungen im Bereich der der Künstlichen Intelligenz handelt.

Digitalisierung ermöglicht und erfordert zugleich die Einführung von Fachverfahren, der e-Akte und modernen Dokumentenmanagementsystemen mit einem immer höheren Automatisierungsgrad. KI wird Analyse- und Entscheidungsvorbereitungs-prozesse unterstützen und zunächst einfache Tätigkeiten in den Abläufen der Stadtverwaltung (der Prozesse) übernehmen. Prozessoptimierungen werden schon in naher Zukunft in einem Dreiklang mit Digitalisierung und KI vorgenommen.

Mit diesem Dreiklang wollen wir für Sie bürgerorientierte Leistungen erbringen, die schnell, fehlerfrei und zugleich kostengünstig sind.

Generativer Wandel und Fachkräftemangel
Die demografische Entwicklung und der damit verbundene Fachkräftemangel stellen die Stadtverwaltung vor sehr große Herausforderungen. In den nächsten zehn Jahren verlassen mit über 700 Mitarbeitenden über 50 Prozent die Stadtverwaltung – unter anderem wegen des Eintritts in das Rentenalter. Gleichzeitig kommen immer mehr neue Aufgaben hinzu während in vielen Bereichen die die zu bearbeitenden Fälle pro Sachbearbeitendem steigen …

Wir wollen auch in der Zukunft zuverlässig für Sie da sein!

Klimawandel und Nachhaltigkeit
Der Klimawandel erfordert von den Kommunen, Städte und Gemeinden für ihre Bürgerinnen und Bürger lebenswert zu erhalten. Seien es schattige Plätze mit guter Durchlüftung, autofreie Zonen für abgasfreie Luft oder weniger versiegelte Oberflächen kombiniert mit schwammartigen Untergründen, um Überschwemmungen bei Starkregen zu vermeiden.
Daher ist es notwendig, das Handeln der Verwaltung am Einsatz klimaschonender Ressourcen und nachhaltigem Verhalten auszurichten…

Wir wollen, dass Sie sich in Aschaffenburg wohlfühlen und gesund bleiben!

Welchen Weg sind wir bislang gegangen?

Vorbereitungen
Der Grundstein des 2024 eingerichteten Amtes für Digitalisierung, Organisation und IT (DOIT) wurde bereits im Frühjahr 2021 gelegt. Mit dieser noch eher selten ausgeprägten Amtsstruktur nimmt Aschaffenburg eine Vorreiterrolle ein.
Damit werden die drei wichtigsten Kernthemen der Verwaltungsmodernisierung zentral gebündelt. Digitalisierung, Organisation und IT können so aufeinander bezogen werden, dass hohe Synergieeffekte erzielt werden können. Unnötige Schnittstellenprobleme und Doppelstrukturen können so von Anfang an vermieden werden. Das Amt gehört zum Referat für Digitalstrategie, Personalmanagement und Stadtgeschichte unter der Leitung von Bürgermeister Eric Leiderer.
Der Stadtrat gab mit seinem Beschluss vom 19.07.2021 den Startschuss zur Organisationsentwicklung: mithilfe einer Organisationsuntersuchung sollte die Stadtverwaltung auf den Prüfstand gestellt werden.
Mit der Durchführung wurde Bürgermeister und Organisations- und Digitalisierungsreferent Eric Leiderer beauftragt. (Interview mit Eric Leiderer)

Die Organisationsuntersuchung im Einzelnen

Analysephase
2022 begaben wir uns in einen noch nie zuvor in dieser Form dagewesenen Prozess bei der Stadt Aschaffenburg. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitenden der Stadtverwaltung eine Organisationsanalyse durchgeführt. In einem auf Beteiligung und Dialog ausgerichteten Analyseprozess wurden unsere herausfordernden Kernthemen identifiziert, an denen wir als Stadtverwaltung arbeiten müssen. Wichtige Kernthemen sind beispielsweise die Optimierung unserer Prozesse in Kombination mit Digitalisierung und KI; wichtiges Wissen der Mitarbeitenden sichern, die bald altersbedingt die Stadtverwaltung verlassen; die Verbesserung der Raumsituation und damit zusammenhängend neuartige Formen der Zusammenarbeit; mehr Zeit und Raum für unsere Führungskräfte für ihre Führungsaufgaben und vieles mehr.
In diese Analysephase wurde unsere Belegschaft aktiv einbezogen. Wir begaben uns auf neue Wege: alle Mitarbeitenden wurden in rund 141 Beteiligungsformaten in Form von Interviews, Gruppengesprächen und Workshops unter Wertschätzung ihrer Individualität und Besonderheit direkt in den Organisationsentwicklungsprozess einbezogen.
Ein für die Stadtverwaltung neuartige Erfahrung der Zusammenarbeit, die so zuvor noch nie da gewesen war, aber sofort Wirkung gezeigt hat: denn bis 2025 konnten einige der oben beschriebenen Maßnahmen bereits sehr schnell umgesetzt und vielfältige Verbesserungen bei Abläufen, Kommunikationsprozessen, Regeln der Zusammenarbeit und dem Digitalisierungsgrad erzielt werden.
Verwaltung kann Innovation!

Umsetzungsphase
Aus den Ergebnissen jener gemeinsamen Analysephase erarbeitete die KGSt Empfehlungsschreiben mit 342 Maßnahmen (sogenannten Handlungsempfehlungen), mit denen die Entwicklung einer zukunftsfähigen und nachhaltigen Stadtverwaltung entscheidend vorangebracht werden kann.
Um die Handlungsempfehlungen umzusetzen, haben die Ämter und Referate Umsetzungspläne (sogenannte Maßnahmenpläne) erarbeitet. Alle Referate und Ämter setzen mittlerweile mit den darin konkret formulierten Maßnahmen ihre Handlungsempfehlungen selbstverantwortlich um. Sie werden dabei durch das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT (DOIT) beim Controlling des Umsetzungsprozesses unterstützt. Somit zeigt die Verwaltungsmodernisierung bereits Erfolge und bestärkt uns, auf dem beschrittenen Weg dynamisch und voller Engagement weiterzugehen.

Wo wollen wir hin?

Die Arbeit mit der Verwaltungserneuerung beginnt im Grunde jetzt erst so richtig.
In den erarbeiteten Handlungsempfehlungen stecken komplexe Kernthemen, die sehr grundlegend sind. Sie betreffen somit die gesamte Stadtverwaltung und nicht nur einzelne Ämter oder Referate.
Hierzu gehören beispielsweise:

• Ein- und Durchführung von Prozessmanagement und Optimierung vorwiegend der für die Stadtgesellschaft wertschöpfenden Prozesse
• deutliche Erhöhung des Digitalisierungsgrades durch die sinnvolle Digitalisierung von Prozessen, die in ihrem Ablauf optimiert worden sind
• die Unterstützung der Effizienz und Effektivität von Prozessen und ihrer Digitalisierung durch KI
• die Sicherung von relevantem Wissen von Mitarbeitenden, die in den nächsten Jahren altersbedingt oder aus anderen Gründen die Stadtverwaltung verlassen werden
• die Entlastung der Führungskräfte von Sachbearbeitendentätigkeiten, um eine bessere Führungspraxis für die Zukunft ausprägen zu können
• die Schaffung von Räumen und Arbeitsplätzen („gute Orte“), die unsere Mitarbeitenden sowohl bei ihren Routinetätigkeiten als auch bei kreativen, innovativen Prozessen und modernen Formen der Zusammenarbeit (z.B. agile Arbeitsweisen) unterstützen

Und welchen Nutzen hat das für die Bürger*innen und Mitarbeiter*innen?

Mit der Umsetzung der Handlungsempfehlungen wollen wir die Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit der Stadtverwaltung weiterentwickeln.
Wir wollen den Service für die Stadtgesellschaft hochhalten und wo es geht weiter ausbauen. Dies kann nur gelingen, wenn wir unsere Arbeitsstrukturen den technischen Entwicklungen anpassen. Nur so können wir auch dem drohenden Fachkräftemangel begegnen. Für eine Verwaltung der Zukunft, die nachhaltig mit ihren Ressourcen umgeht und die Attraktivität der Stadt mit einer hohen Lebensqualität vorantreibt.
Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg gehen!

Interne Großveranstaltung für alle Mitarbeitenden im Rahmen der Organisationsuntersuchung. Hier wurde ein Teilerfolg im Prozess gefeiert und alle Mitarbeitenden über das weitere Vorgehen im Erneuerungsprozess der Stadtverwaltung informiert. Unter anderem über das Selbstverständnis. Quelle: Alexander Klotz | OrangeProduction.de

Bei Fragen zur Organisationsentwicklung wenden Sie sich bitte an:

Stadt Aschaffenburg
Vorzimmer des Bürgermeisters Eric Leiderer
Telefon: +49 6021 330 – 1515
Telefax: +49 6021 330 – 380
E-Mail: organisationsentwicklung@aschaffenburg.de

Andere interessierten sich auch für
https://digital.aschaffenburg.de/2022/12/modernisierung-verwaltung/

https://digital.aschaffenburg.de/news-kategorie/moderne-verwaltung/

https://digital.aschaffenburg.de/leitbild/

https://stadtarchiv-aschaffenburg.de/neu-aschaffenburg-2-0