Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin hat die Aufgabe, die Themen für die Stadtratssitzungen vorzubereiten. Außerdem muss er oder sie den Stadtrat mit einer Ladungsfrist von sieben Werktagen unter Angabe der Tagesordnung zur Sitzung einladen.

Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin legt die Tagesordnung für die Stadtratssitzungen fest und bereitet die Themen vor. Jedes Stadtratsmitglied kann beantragen, dass ein Thema in die Tagesordnung aufgenommen wird (§ 23 GeschO). Zur Vorbereitung gehört, dass alle wichtigen rechtlichen und sachlichen Informationen zu den Themen zusammengestellt werden. Der Gemeinderat kann in seiner Geschäftsordnung festlegen, wie genau die Themen vorbereitet werden sollen, zum Beispiel ob es schriftliche Sitzungsvorlagen geben muss.

Die Stadt Aschaffenburg hat außerdem ein Ratsinformationssystem (RIS) eingerichtet. Auf diesen Seiten finden Sie aktuelle Informationen über die Tagesordnungen der Sitzungen des Stadtrates, seiner Ausschüsse und zu den Mitgliedern dieser Gremien. Auch der aktuelle Terminplan der Sitzungen ist dort zu finden. Seit Oktober 2012 können Sie zusätzlich in die Beschlussvorlagen und Beschlüsse der seitdem stattgefundenen öffentlichen Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse Einblick nehmen. Die Informationen zu den geladenen Sitzungen können Sie in der Regel eine Woche vor dem Sitzungstermin abrufen. Die Veröffentlichung der Beschlüsse dagegen erfolgt mit zeitlicher Verzögerung von einigen Wochen, bis der zuständige Ausschuss, Senat oder das Stadtratsplenum deren Inhalte genehmigt hat.

Die Einladung zur Sitzung samt Tagesordnung muss den Stadtratsmitgliedern mit einer Ladungsfrist von sieben Werktagen (§ 22 GeschO) zugehen, so dass eine umfassende Vorbereitung möglich ist. Der Oberbürgermeister oder die Oberbürgermeisterin entscheidet in der Regel, wann eine Sitzung stattfindet. Für die Sitzungen des Stadtrates wird grundsätzlich die erste und dritte Woche des Monats als Sitzungswoche festgelegt. Sie finden in der Regel im großen Sitzungssaal des Rathauses statt und beginnen grundsätzlich zwischen 17:00 und 18:00 Uhr (§ 20 GechO). Es gibt aber Ausnahmen: Wenn ein Viertel der ehrenamtlichen Stadtratsmitglieder eine Sitzung schriftlich oder elektronisch beantragt, muss sie einberufen werden. Auch zu Beginn der neuen Wahlperiode muss unverzüglich eine Sitzung angesetzt werden.