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Elektronische Kommunikation

Die Verbreitung der Erpressungs-Trojaner ist weiterhin ungehindert im Gang. Diese Trojaner befinden sich in Office-Makros, also z. B. in Word-Dokumenten (.doc, .docm, .dot), Excel-Tabellen (.xls, .xlsm) oder Access-Datenbanken, sowie in Zip-Archiven (.zip). Die Schädlinge verschlüsseln Dateien auf dem infizierten Rechner und auf allen Laufwerken, die sie über das Netzwerk erreichen. Gegenwärtig gibt es keine Möglichkeit, die verschlüsselten Daten zu retten. Um unser Netzwerk vor dem Trojaner zu schützen, hat die im Rathausnetzwerk für die IT-Sicherheit zuständige Dienststelle den Empfang von Dateianlagen, die eines der genannten Formate aufweist, unterbunden.

Bitte senden sie uns den Dateianhang daher in einem anderen Dateiformat.

Mögliche Formate sind:

· PDF-Dokumente (*.pdf),

· Textdateien (z. B. *.txt oder *.csv),

· das Rich-Text-Format (*.rtf)

· die XML-basierten Dateiformate von Microsoft-Office (*.docx oder *.xlsx) oder

· Dateien in Open-Office-Formaten (z. B. *.odt oder *.ods)

Diese Dateien können auch direkt mit aktuellen Versionen von Microsoft-Office erzeugt werden (über „Speichern unter“).

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis!

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Die Stadt Aschaffenburg hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Aschaffenburg publizierten E-Mail-Adressen. Die Stadt Aschaffenburg eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

Formfreie Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie unter dem Punkt Städtische Dienststellen.

Formgebundene Schreiben / Rechtsbehelfe / Widersprüche

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse qes@aschaffenburg.de.

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

1.Die Stadt Aschaffenburg nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.

1.1. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben zur zeit nur in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

  • PDF-Dokumente (*.pdf),
  • Textdateien (z. B. *.txt oder *.csv),
  • das Rich-Text-Format (*.rtf)
  • XML-basierte Dateiformate von Microsoft-Office (*.docx oder *.xlsx)
  • Dateien in Open-Office-Formaten (z. B. *.odt oder *.ods)
  • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Tag Image File Format (*.tif)
  • Bitmap Pictures (*.bmp)

1.2. E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

2. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 30 Megabyte angenommen.

3. Die Stadt Aschaffenburg nimmt formgebundene Schreiben mit Signaturen der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter an.

Akkreditierte Zertifizierungsdienstleister

4. Wird per E-Mail an die Stadt Aschaffenburg herangetreten, geht die Stadt Aschaffenburg davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

5. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist.